الهيئة الإدارية

إن اللجنة الشعبية للخدمات تدار من قبل هيئه إداريه  تسير وفق نظام داخلي معتمد يوزع المهام والأدوار بين الدوائر المختلفة ويضبط لعلاقة اليومية بين الأعضاء مع بعضهم البعض من جهة ومع رئيس اللجنة من جهة أخرى ويضبط عمل اللجنة وعلاقتها مع الجمهور والمؤسسات والدوائر ذات العلاقة .

أحكام أساسية

الدوائر:  -1- الدائرة الاجتماعية  2 – الدائرة التعليمية  3- الدائرة السياسية  

            4- الدائرة الصحية      5 – دائرة العلاقات العامة والاعلام

             6-دائرة  المشاريع  7- دائرة الاسرى . 8- الدائرة المالية .

1 –  الدائرة الاجتماعية : تتكون من احد اعضاء اللجنة الشعبية كمنسق لها وقد تضم في عضويتها  اكثر من عضو من أعضاء الهيئة الإدارية وتضم عدد من الاختصاصيين واصحاب الخبرة وعددها 3 – 5 افراد . 

مهامها :- 1 – متابعة القضايا الاجتماعية في المخيم وحصرها ( أعداد إحصائيات ) .

             2 – عمل خطة ( سنوية ) لمجالات عمل اللجنة وأهدافها .

             3 – تقديم المساعدات العينية والمادية للحالات الملحة بعد قرار من الهيئة الإدارية.

             4 – إعداد مشاريع مستقبلية للاحتياجات الاجتماعية المختلفة .

             5 – توثيق وعمل دراسات وإعداد  تقارير شهرية تقدم للهيئة الإدارية . 

2 – الدائرة التعليمية :- تتكون من أحد أعضاء اللجنة كمنسق لها وقد تضم أكثر من عضو من أعضاء الهيئة الإدارية وعدد أفرادها 3 -5 أفراد وتضم عدد من المتعلمين والمثقفين والمعلمين ومدراء المدارس .

مهامها :- 1 – متابعة مدارس المخيم واحتياجاتها ورفع تقرير إلى الهيئة الإدارية .

                2 – عقد اجتماعات دورية مع المدراء والمعلمين ومجلس الآباء وأولياء الأمور 

                3 – الاتصال بالجهات المعنية لمتابعة القضايا الخاصة بالتعليم .

                4 – العمل على توفير دورات وورشات عمل واحتياجات الطلبة بكافة المراحل الدراسية .

                5 - توثيق وعمل دراسات وإعداد تقارير شهرية تقدم للهيئة الإدارية .

3- الدائرة السياسية : تتكون من كل أعضاء اللجنة الشعبية ويختار احد الاعضاء كمنسق لها وقد تضم ايضا بعض الاشخاص من اصحاب التجربه والخبرة من خارج اللجنه  كاعضاء .

مهامها :- 1 – الحفاظ على حق العودة من خلال : -

                 أ – الاشتراك بالمهرجانات والاجتماعات ذات الصلة .

                ب – إعداد اوراق عمل وورشات .

                ج – المشاركة بالانشطة الاخرى  ذات الصلة .

                د – اعداد تقارير شهرية وخطط عمل لكافة الانشطة وتقدم للهيئة الادارية .

            2 – العمل على تمثيل المخيم بكافة المحافل السياسية والفعاليات الوطنية واعداد كل   ما يلزم لذلك .

    3 – التوعية السياسية الوطنية من خلال ( بروشرات ، مجلات ، ندوات ) .

4 – الدائرة الصحية : تتكون من احد اعضاء اللجنة الشعبية كمنسق لها وقد تضم في عضويتها  اكثر من عضو من اعضاء الهيئة الادارية وتضم عدد من الاختصاصيين واصحاب  الخبرة وعددها 3 – 5 افراد .

مهامها :- 1 –  متابعة الحالات الصحية الحرجة .

2    - التوعية الصحية الشاملة والتثقيف الصحي .

3    - عمل دراسات المشاريع لتوفير خدمات صحية للمخيم .

4   - اعداد التقارير الشهرية  وخطط العمل وعمل دراسات مشاريع وتوثيق ذلك 

5 –دائرة المشاريع : تتكون من احد اعضاء اللجنة الشعبية كمنسق لها وقد تضم في عضويتها  اكثر من عضو من اعضاء الهيئة الادارية وتضم عدد من الاختصاصيين واصحاب الخبرة وعددها 3 – 5 افراد .

مهامه:-

        1 –  متابعة المشاريع داخل المخيم ( وكالة ، حكم محلي ، او أي مؤسسة ذات علاقة).

        2 –  متابعة العمال في هذه المشاريع آنفة الذكر من حيث ( التشغيل والاجور)  .

        3 –  التشغيل يكون حسب قائمة التشغيل المصادق عليها من قبل الهيئة الادارية .

        4 – إعداد تقارير عن المشاريع كل مشروع على حده .

   5-  إجراء مسح لحاجات واحتياجات المخيم بالتنسيق مع مؤسسات ولجان المخيم .

   6- إعداد مقترحات مشاريع بناءً على الاحتياجات .

    7-الاستعانة بالخبراء وذوي الاختصاص .

 8-الحصول على موافقة الهيئة الادارية في حال دفع مستحقات لاعداد الدراسات والمشاريع .

       9-الاتصال بكافة المؤسسات المختلفة ذات العلاقة بتمويل المشاريع . 

6 – دائرة العلاقات العامة و الإعلام  : تتكون من احد اعضاء اللجنة الشعبية كمنسق لها وقد تضم في عضويتها  اكثر من عضو من اعضاء الهيئة الادارية وتضم عدد من الاختصاصيين واصحاب الخبرة وعددها 3 – 5 افراد .

وهي اللجنة التي تمثل اللجنة الشعبية وعلى جميع اللجان التنسيق معها وحتى مشاركتها في أي نشاط داخلي او خارجي .

 مهامها :

              1-   تغطية جميع انشطة اللجان العاملة اعلامياً  .

              2-  حلقة الوصل بين اللجان والمؤسسات الاخرى .

              3- فتح علاقات وافاق من التعاون مع كافة الجهات والأفراد التي تعود بالنفع والفائدة على المخيم .

                 4- تمثيل اللجنة في الدعوات والانشطة المختلفة

7- الدائرة المالية : - تتكون من الرئيس + امين السر + امين الصندوق

مهامها :-

             1–  إعداد خطة مالية سنوية .

             2–  متابعة أوجه الصرف المختلفة .

             3–  التوقيع على كافة المعاملات المالية المختلفة بما يسهل عمل اللجنة .

             4–  يتم الصرف في المجالات المختلفة بعد اتخاذ قرارات الصرف من قبل الهيئة الادارية في الاجتماعات الرسمية .

           5 – ارسال ومتابعة الميزانية العمومية سنويا عند مدقق حسابات قانوني .

           6 – اعداد تقرير شهري والاعلان عنه .

           7 – توثيق المعاملات المالية المختلفة والاحتفاظ بها بسجلات خاصة رسمية .

8- دائرة الاسرى والشهداء والجرحى :-

1-  تقوم على متابعة قضايا الاسرى ما بين ذويهم و نادي الاسير و المؤسسات ذات الاختصاص

2-     عقد ندوات خاصة بالاسرى بحضور ذويهم و بعض الشخصيات المسؤولة عن الاسرى

3-     تقديم بعض الاحتياجات و المساعدات و الهدايا للاسرى

4-     تقوم بتكريم اهالي الاسرى بالمناسبات و الاعياد

5-     زيارات ميدانية تقوم بها الدائرة لذوي الاسرى و الاسرى المحررين

6-     انجاز ملف بيانات لكل ما يتعلق بالاسرى و الشهداء و الجرحى

    المسميات الوظيفية للجنة الشعبية

1- رئيس اللجنة :-

مهامه :

         1- التوقيع على كافة الكتب الصادرة وفي حال غيابة يكلف من ينوب عنه .

           2- دعوة اللجنة للاجتماع ويترأس اجتماعها .

           3- تنسيق علاقة اللجنة مع الدائرة .

           4- رفع تقارير عن نشاط اللجنة للدائرة .

           5- الحصول على موافقة اللجنة قبل العمل على تطبيق اي قرار او تصرف وبموجب محضر    رسمي .

          6- لا يحق لرئيس لجنة شعبية ان يحل محل رئيس لجنة تخصصية او ينوب عنه وفي حالة تغيبه يحل محله نائب رئيس اللجنة التخصصية في حالة كونه احد اعضاء اللجنة الشعبية

2 - أمين السر :-

مهامه :- 1- توجيه الدعوات لاجتماع أعضاء اللجنة .

              2 – ضبط محاضر الجلسات وحفظها .

              3- استقبال المراسلات والرد عليها مع عدم المساس بصلاحيات اللجنة أو رئيسها ، وحفظ نسخ  عن جميع الصادر والوارد من المراسلات .

             4- إدارة جلسات الهيئة الإدارية .

3 - امين الصندوق :-

مهامه :- 1 – مسك حسابات اللجنة .

           2 – متابعة المصاريف الادارية للجنة وتغطيتها بفواتير رسمية حسب الأصول .

4- أمين مستودع :-  تتكون من احد اعضاء اللجنة الشعبية كمنسق لها وقد تضم في عضويتها  اكثر من عضو من اعضاء الهيئة الادارية وتضم عدد من الاختصاصيين واصحاب الخبرة وعددها 3 – 5 افراد .

مهامه :-

1-     حصر المواد والادوات والمعدات والاجهزة التي تمتلكها اللجنة واعداد القوائم بذلك

2-     الاشراف على عملية استلام وتسليم المواد والمعدات والادوات وبذلك بسجل خاص

3-     اعداد تقارير دورية توضح المواد المستهلكة والتالفة والصالحة .

4-     متابعة صيانة الادوية والمعدات والاجهزة التي تمتلكها اللجنة

5-     إعداد خطة بإحتياجات اللجنة من المواد وادوات ومعدات واجهزة .

6-     التنسيق الدائم مع امين الصندوق لتسهيل عمله في انجاز الميزانية العمومية .

5- سكرتير اللجنة :- إن مهمة السكرتير من أدق المهمات باللجنة على اعتبار انه يتابع العمل اليومي للجنة  داخليا و يتابع العلاقات اليومية ما بين الأعضاء و بين اللجنة و باقي المؤسسات

مهامه:-

1-     تنظيم المراسلات اليومية للجنة و تصنيفها على الوارد و الصادر.

2-     التنسيق مع امين السر حول مواعيد الاجتماعات .

3-     ابلاغ الرئيس و اعضاء اللجنة باية مستجدات.

أحكام عامة

1 – العمل في الهيئة الادارية عمل طوعي .

2 – تعقد الهيئة الادارية اجتماعاً اسبوعياً  .

3 – قد تعقد اجتماعات طارئة بدعوة من رئيس اللجنة او امين السر .

4 – اللجنة تعمل وفق مبدأ العمل الجماعي واسلوب العمل الاداري في اتخاذ القرارات حيث ان القرار يؤخذ بالاغلبية في اجتماعات رسمية اذا بلغت النصاب القانوني أي النصف زائد واحد . ويتحمل أي عضو مسؤولية اتخاذ القرارات الفردية سواء كانت مادية او معنوية والقرار الذي يتخذ بالاغلبية هو قرار ملزم للجميع وعليهم الدفاع عنه .

5 – العضو الذي يتغيب عن حضور ثلاث اجتماعات متواصلة للهيئة الإدارية بدون عذر رسمي  يعتبر نفسه مستنكفاً عن العمل في اللجنة الشعبية لخدمات عسكر ويبلغ بكتاب رسمي بذلك .

6 – في حالة استقالة او استنكاف أي عضو عن حضور اجتماعات اللجنة ، يتم اجراء الترتيبات اللازمة مع دائرة اللاجئين بخصوص ذلك .

7 – في حالة عدم قيام احد من أعضاء اللجنة الشعبية  بمهامه في خدمة المخيم ، فمن حق الهيئة الإدارية ان تسحب منه عضوية الهيئة الادارية  .

8 – الهيئة الادارية لديها قرارات قد تأخذ صبغة السرية ، لذا يمنع تسريب أي معلومات قد تضر بالمصلحة العامة .

9 – يمنع منعاً باتاً استخدام أثاث او اجهزة او معدات او ادوات اللجنة الشعبية لاغراض شخصية ويتم تنسيق استخدام ذلك مع المؤسسات الاخرى ضمن تعهدات بضمان سلامتها .

10 – في حال الازدواجية في العمل ضمن مؤسسات المخيم فإنه لا يجوز لاي عضو تمثيل اللجنة او الحديث بإسمها الا ضمن تفويض رسمي ويكون عضو الهيئة الادارية ملتزماً بشكل كامل بقرارات اللجنة الشعبية  .

11- في حال الدعوة الى اجتماع الهيئة الادارية ولم يكتمل النصاب تدعى الهيئة الادارية الى اجتماع آخر ويتخذ القرار بمن حضر من الهيئة الادارية بنفس الموضوع .

12- في حال طلبت أي مؤسسة ادوات او معدات يتم ذلك عن طريق كتب رسمية تصادق عليها الهيئة الادارية .

النظام المالي

أحكام عامة ..

1-     النظام المالي للجنة نظام دقيق يشرف عليه مدقق حسابات قانوني .

2-     هناك ميزانية سنوية مدققة يعلن عنها سنوياً .

3-     يحق لكل عضو في الهيئة الادارية الاطلاع على مالية اللجنة ووثائقها بوجود امين الصندوق او احد اعضاء اللجنة المالية .

4-   أي شخص من اهالي المخيم يرغب في الاضطلاع على مالية اللجنة يتقدم بكتاب خطي للهيئة الادارية والتي  بدورها تتخذ القرار المناسب .

5-   أي مهمة يقوم بها أي عضو هيئة ادارية او من تكلفه الهيئة الادارية بتلك المهمة ، عليه ان يفند المصروفات وكتابة تقرير بذلك للهيئة الادارية .

6-     أي مهمة يتم القيام بها تكون بقرار مسبق من الهيئة الادارية ويصرف تكاليفها .

7-   المساعدات تصرف وفق معايير مدروسة ولا تكون إلزامية تحت أي ظرف من الظروف و الذي يحصل على مساعدة لن تصرف له أي مساعدة لمدة ثلاثة شهور الا اذا حدث طارئ

8-   التشغيل  في حال وجود برامج تشغيل يكون وفق معايير واضحة بإعلان رسمي مع ضمان حق اللجنة في الحالات الخاصة و التعامل معها وفق قرار اللجنة . 

أوجه الصرف :

1-     القرطاسية .

2-     الاجهزة  وصيانتها .

3-     الاثاث .

4-     المواصلات .

5-     الاتصالات .

6-     مساعدات ( بأنواعها ) .

7-     المشاريع ( مواد ، اجور عمال ، اجرة نقل ، مخططات ) .

8-     أجور موظفين .

9-     هدايا واكراميات .

10-    ضيافة .

11-   ورشات عمل .

12-   مناسبات ومهرجانات .

13-   معدات وادوات بناء وحفر وتنظيف .

14-   نثريات.

15-  الاتراح .

-----------------------------------------------------------------------------------------------------